BTE-Archivlösungen
Bisher wurde die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten im Modehandel vielfach vernachlässigt. Dabei gilt schon seit einigen Jahren die gesetzliche Vorschrift: Steuerlich relevante Dokumente, die zwischen Lieferant und Handel elektronisch ausgetauscht werden, müssen als Originalbelege unveränderbar und digital für zehn Jahre archiviert werden!
Damit BTE Clearing-Center-Teilnehmer die gesetzlichen Vorschriften umsetzen und die mit der Archivierung verbundenen Vorteile nutzen können, bietet das BTE Clearing-Center mit den neuen Archivlösungen einen unkomplizierten und kostengünstigen Weg zur Archivierung von EDI- und Geschäftsdokumenten.
Unabhängig von den rechtlichen Vorgaben ist es zudem effizient und zeitsparend, jederzeit und ortsunabhängig auf Knopfdruck auf Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Bestellbestätigungen,
Rechnungen und Lieferscheine zugreifen zu können. Aufwändige manuelle Ablagen und Suchprozesse erübrigen sich damit.
Die Vorteile einer digitalen Archivierung im Überblick:
- Gesetzeskonforme Ablage von (digitalen) Geschäftsdokumenten
- Schneller und ortsunabhängiger Datenzugriff und rückverfolgbare Datenbearbeitung
- Mit Zugriffsrechten belegbare Dateneinsicht und –weiterbearbeitung
- Platz-, Zeit- und Materialersparnis
- Hohe Transparenz/Dokumentation sämtlicher archivierter Geschäftsvorfälle
Angeboten wird ein mehrstufiges Modell, mit dem ganz oder teilweise alle Funktionen einer modernen elektronischen Archiv-/DMS-Lösung abgedeckt werden können. Im Grundpaket „BTE Archiv Basic“ werden alle originären EDI-Dokumente automatisiert extern archiviert und in ein lesbares pdf.-Dokument umgewandelt. Bei den weiteren Stufen „Archiv Plus“ und „Archiv Pro“ können zusätzlich im Unternehmen vorliegende digitale Dokumente oder eingescannte Papierdokumente in das externe Archivsystem übertragen beziehungsweise hochgeladen werden.
Für Handelsunternehmen, die bereits eine eigene interne Archivlösung einsetzen, gibt es darüber hinaus ein weiteres Angebot: Die EDI-Originaldateien sowie daraus erzeugte lesbare pdf-Dokumente
können per FTP-Zugang abgerufen und im eigenen Archivsystem abspeichert werden.
Details zu den einzelnen Archivstufen und zum FTP-Abruf werden in der Leistungsbeschreibung umfangreich erläutert. In
der Basic-Version beginnen die monatlichen Gebühren bei rund 10 € (siehe Archiv-Preisliste).
