eINVOIC
Papierlose elektronische Rechnungsabwicklung
Über das BTE Clearing-Center können Lieferanten die EDI-Rechnungen komfortabel elektronisch übermitteln ohne zusätzlichen pdf.- oder Papierversand. Dies ist möglich, da das BTE Clearing-Center aus der vom Lieferanten versendeten EDI-Originalrechnung (INVOIC) eine optisch lesbare PDF-Rechnung erzeugt. Sind alle umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung sichergestellt, kann die EDI-INVOIC als alleinige Rechnung akzeptiert werden. Zur automatisierten Verarbeitung im Warenwirtschaftssystem, FiBu-System und internen oder externen Archivsystem werden je Rechnungsdatei, die vom Lieferanten gesendet wird, folgende Dateien zur Verfügung gestellt.
- Konvertierte Rechnungsdatei (INHOUSE-Format) zur Verarbeitung im eigenen IT-System
- Optisch lesbare PDF-Datei
- Index-Datei zur Auffindung von Rechnungsdateien im Archivsystem (bei Verwendung eines internen Archivsystems)Originaldatei
- (EDIFACT) und Protokolldatei zur rechtsicheren Archivierung nach GDPdU
Vorteile
- Konvertierung der EANCOM-Datei (INVOIC) in eine vom Handelskunden verarbeitbare INHOUSE-Datei
- Optisch lesbare pdf.-Rechnungsdatei wird auf Basis der Original-INVOIC-Datei erstellt
- Neben Original (INVOIC) und INHOUSE-Datei werden dem Rechnungsempfänger die pdf.-Datei und eine Indexdatei über den sicheren FTP-Übertragungsweg zur Verfügung gestellt.
- Der formale Abwicklungsprozess mit allen angeschlossenen Partnern ist identisch
- Aufwendige Abstimmungsarbeiten sind nicht erforderlich
- Kein Medienbruch – Rechnungsdateien können beim Empfänger intern weitergeleitet und -verarbeitet werden
Mit diesem Service unterstützt das BTE Clearing-Center die Marktpartner bei ihren Bemühungen, den Rechnungsverkehr rein elektronisch durchzuführen und damit
Kosten zu senken. Allein auf Lieferantenseite können dadurch Porto-, Papier-, Druck- und Konfektionskosten in erheblichem Umfang eingespart werden.
Für angeschlossene Handelsunternehmen, die bereits ein internes Archivsystem eingerichtet haben, entstehen monatliche Kosten in Höhe von 25 € (+ einmalige Einrichtungsgebühr 420 €), unabhängig von der Anzahl der Lieferanten oder des Nachrichtenvolumens (siehe Archiv-Preisliste).
Für angeschlossenen Handelsunternehmen, die mit dem BTE Clearing-Center Archiv arbeiten, entstehen die Kosten der gebuchten BTE-Archivlösung.
