Bürotronik®-Beratungen haben das grundsätzliche Ziel, kaufmännische Prozesse zu gestalten und zu optimieren. Die Möglichkeiten, die sich durch den technischen Fortschritt ergeben, werden konsequent im Unternehmen genutzt.

Dabei gilt der Grundsatz, dass vollautomatisch fließende Datenströme gegenüber der händischen Bearbeitung von Papierbelegen bevorzugt werden.

Mit anderen Worten: Alle Automatisierungspotenziale, insbesondere die, die sich durch digitale Möglichkeiten ergeben, sollen systematisch und konsequent im beratenen Unternehmen genutzt werden. Dies unter der Voraussetzung, dass sie sinnvoll bzw. vorteilhaft sind.

Das im Rahmen dieses Beratungsprojektes betrachtete Unternehmen ist ein Einzelhandelsunternehmen. Für Einzelhandelsunternehmen ist es charakteristisch, dass, im Vergleich zu anderen Branchen, das Belegaufkommen von Waren-Eingangsrechnungen außerordentlich hoch ist.

Im Rahmen dieses Bürotronik®-Beratungsprojektes wird aus diesen Gründen das Thema „Eingangs-Rechnungsverarbeitung“ besonders fokussiert behandelt.

Der Bürotronik®-Ansatz setzt außerdem einen Fokus auf die Betrachtung des Eingangs der digitalen Rechnung-Belege im Unternehmen einschließlich der verwendeten E-Mail-Technologie sowie des E-Mail-Konzeptes und verzahnt dann die Bereiche

• Rechnungs-Eingang (E-Mail (PDF), Briefpost/Bote (Papier) einschließlich Transformation in PDF-Belege, App und EDIFACT (INVOIC)
• PDF-Belegfluss (Belegerfassung, Belegverarbeitung, Belegspeicherung bzw. Belegarchivierung)
• Kontroll-Mechanismen
• Zahlungsavise
• Warenwirtschaftssystem (einschließlich EDIFACT)
• Finanzbuchhaltung
• Lieferanten und Zentralregulierer
• Steuerbüro

Referent: Armin Herb